Cuando el buzón de correo dice no.

No es la primera vez que me encuentro con el problema y ya lo mencioné en este mismo blog en la entrada el correo se lo traga todo

Llega un día en que el correo corporativo empieza a ir mal, la gente se queja y en algún momento escuchas un diálogo en el que alguien dice: -No he recibido tu mensaje porque no me funciona el correo

En ese momento montas en cólera y rebates enérgicamente esa acusación. Y más te vale hacerlo porque si no es así, el usuario te habrá pasado el marrón y te responsabilizará de problemas y movidas sin comerlo ni beberlo.

Una vez desmentido el tema y explicado que una cosa es "ir lento" y otra "no funcionar" empiezas a averiguar cual es el problema para resolverlo antes de que algún jefe te pida explicaciones.

Pequeña disgresión: adelántate a los problemas. Cuando te pregunten por ellos, y no dudes que lo harán; lo ideal es poder decir ya está resuelto o, en el peor de los casos, ya estoy trabajando en ello.

El caso es que tiras del hilo y descubres que los equipos que tienen problemas con el correo son equipos viejos, reciéntemente actualizados (el Office 2007 consume muchos recursos) en subredes con poco ancho de banda y, -ahí está el gran problema- con enormes buzones de correo.

Vuelvo a remitirme a mi antigua entrada el correo se lo traga todo donde explicaba un poco la diferencia entre tener el correo en el servidor y consultarlo por IMAP o bien descargarlo al equipo por POP3.

Uno, que a veces peca de ingenuo, considera que es mucho mejor el IMAP, pero es no siempre es así.

Revisando los buzones problemáticos, en todos los casos de varios gigas, salta a la vista que el usuario o usuario NUNCA borra ningún correo. Es entendible, si los necesitas para tu trabajo. No es entendible si lo que estás guardando es información con fecha de caducidad. Y es menos entendible si esa información, para más inri, está almacenada en Excel en ficheros inmensos con decenas de miles de lineas vacías. No es la primera vez que me encuentro con un caso asi y me remito a mi entrada Más sorpresas con excel

Entonces, tienes un momento de lucidez y te das cuenta que has estado ofreciendo a esos usuarios unos servicios que no necesitaban y que, gracias a ello, te has buscado problemas e incluso les has causado inconvenientes a ellos.
Solución inmediata: reconfigurar sus correos y dejarlos en local. En un pst de Microsoft Outlook.

¿Ventajas? ¡Muchísimas!
Te descargan el servidor de buzones enormes y todo va más rápido
Te reducen el tamaño de la copia de seguridad (que a veces hay que hacer encajes de bolillos para meterlo todo en cinta y que se haga por las noches)
A ellos les costará un poquito bajarse el correo pero una vez en su equipo podrán consultarlo y abrirlo con tiempos de espera prácticamente cero. ¡Empezarán a decir que el correo funciona estupendamente!

Y ya está. Todos contentos. Moraleja: siempre que puedas, usa correos locales. Déjalos sólo en el servidor para usuarios móviles, que se conecten desde varios equipos, que necesiten verlo vía web, para jefes y para tí mismo. El resto... a local.

P.D.: los archivos .pst de Outlook solían dar problemas a partir de los 2 GB así que piensa que has ganado una batalla, pero no la guerra.